マイナンバーの管理
- 2015年10月18日
マイナンバー法が成立し、今月から１２月にかけて簡易書留でマイナンバー通知カードが郵送されてきます。
このマイナンバー制度が私たちの生活に何のメリットがあるのかも定かでは無く、単純に健康保険や年金、各種証明書類や申請などの行政手続きが簡素化されるだけとしか受け取れませんし、一生の間に何度そのことで利便性を供与できるのかも解りません。
一方、今後は、行政機関だけでは無く、民間にもマイナンバーの利用が解放されることになれば個人情報の保護は風前の灯火となります。
今回のマイナンバー導入に関しても、企業や事業者の負担はそんなに軽いものではありません。
今後、会社は、まず「事務取扱担当者」というマイナンバーの担当者を選任します。
会社でマイナンバーを扱えるのはこの人だけで、たとえ社長であっても、事務取扱担当者になっていなければ従業員のマイナンバーを見ることが出来ません。
そして、マイナンバーの「保管方法」ですが、まず、マイナンバーが記入されている書類や電子媒体は全て、施錠管理された金庫やキャビネットなどに収納保管する、次にシステム管理する場合には事務取扱担当者だけがアクセス出来るようにする（外部からの不正アクセスを防御する）といった安全管理対策を取らなければなりません、つまり、物理的にも技術的にも、事務取扱担当者以外の者はマイナンバーを持ち出せず、見ることも出来ない状態にしなければなりませんし、そのためのスペースも確保しなければなりません。
さらに職員が退職した後は、マイナンバーがデーターであれば削除ソフト、或いは物理的に破壊し、復元不可能な状態まで削除し、ペーパーであれば溶解、償却といった復元不可能な方法で廃棄しなければならず、さらに、いつ削除や廃棄を行ったのか記録を残すことになります。
また、マイナンバーが記入された税務関係等の届け出などの会社控は、法律で定められた保存期限を過ぎたら、マイナンバー同様に復元不可能な削除・廃棄をしなければなりません。
そして、マイナンバーは従業員だけでは無く、健康保険の被扶養者、税法上の扶養親族の分も会社に提出しなければなりません。
安全管理にこれだけの労力を必要とするマイナンバー制度導入で、会社にはデメリットを超えるどんなメリットがあるのでしょうか。
一方、会社に勤務されている方は自分のマイナンバーが漏洩・流出するおそれがないか、自分の会社のマイナンバー管理がどうなっているのか確認する必要が出てきます。
（社会保険労務士・ジャーナリスト：稲毛由佳氏のコラムを参照）
